客户委托与基础资料处理
- 接收客户委托：承接客户的货物运输需求（海运/空运/陆运等），确认运输方式、起运港/目的港、船期/航班、箱型箱量、货物信息（品名、件重尺、HS编码等）及特殊要求（如指定货代、保险、熏蒸等）。
- 资料核对与补充：收集客户提供的基础单据（商业发票、装箱单、合同、报关单草单、HS编码对应的监管证件等），核对信息准确性（如品名与HS编码匹配、件重尺与实际货物一致、客户抬头无误等），缺失或错误时及时与客户沟通补充。
订舱与舱位确认
- 订舱操作：根据客户需求选择合适的船公司/航空公司/车队，填写订舱单（Booking Note），明确货物信息、运输条款（如FOB/CIF）、截单截港时间等，提交给承运人（船公司/航司）或其代理。
- 舱位跟踪与确认：跟踪订舱进度，获取承运人签发的订舱确认书（SO，Shipping Order），核对SO信息（船名航次、提单号、箱型箱量、截单/截港/开船时间等）是否与客户要求一致，确认无误后反馈客户。
提单制作与签发
- 提单补料（SI）收集与审核：在承运人截单时间前，向客户收集提单补料（Shipping Instructions），内容包括发货人（Shipper）、收货人（Consignee）、通知人（Notify Party）、货物描述、唛头、运费支付方式（预付/到付）等，确保信息准确（尤其收货人信息，避免目的港无法提货）。
- 提单草稿制作与确认：根据提单补料制作提单草稿（B/L Draft），发送客户确认，重点核对关键信息（如提单类型：正本/电放/海运单；收货人是否记名/指示；唛头是否清晰等），客户确认后提交承运人签发正式提单。
- 提单签发与交付：
- 正本提单：协调承运人打印正本提单，核对份数（通常3正3副），邮寄或交付客户。
- 电放提单：处理电放申请（需客户提供电放保函），获取承运人电放通知，发送客户并确保目的港代理接收电放指令。
- 改单处理：若客户或承运人发现提单信息错误（如品名、收货人等），需向承运人提交改单申请，协调改单流程并确认改单费用（若产生）。
报关资料整理与申报协调
- 报关资料准备：整理全套报关文件，包括：
- 基础文件：报关单、商业发票、装箱单、合同、提单草稿（或舱单信息）、报关委托书；
- 监管证件：若HS编码涉及监管条件（如A：入境货物通关单，B：出境货物通关单；或许可证、配额等），需确认客户已提供并核对有效性。
- 申报与通关跟踪：将报关资料提交报关行（或自营报关部门），向海关申报；跟踪报关进度，确保“单单相符、单货相符”，若海关查验，协助提供补充资料（如货物详细说明、品牌授权书等），协调解决查验问题（如货证不符、归类争议）。
多方沟通与异常处理
- 内外部协调：
- 与客户：沟通运输进度、单据需求、费用确认（如运费、报关费、杂费等），反馈异常情况（如舱位紧张、海关查验）。
- 与承运人：确认船期变动、舱位调整、提单签发时效，协调特殊需求（如特种箱、危险品订舱）。
- 与报关行/仓库：跟踪货物入仓、报关状态，处理货物尺寸/重量与单据不符问题（如仓库反馈货物超重，需与客户确认调整）。
- 异常问题处理：
- 舱位问题：船公司临时甩柜，需协调换船或改配；
- 单据延误：客户提单补料延迟导致错过截单时间，需与承运人申请延迟截单；
- 清关受阻：海关编码归类错误、监管证件缺失，需协助客户重新归类或补办证件。
单据归档与内部管理
- 单据存档：将所有处理完毕的单据（订舱单、提单、报关单、发票、装箱单、合同等）分类扫描、纸质归档，确保可追溯（以备海关核查或客户查询）。
- 报表与统计：制作内部业务报表（如每日订舱量、出单情况、异常订单汇总），协助财务部门核对费用（如船公司运费、报关费）。
特殊业务处理（如涉及）
- 信用证（L/C）单据：若客户通过信用证收汇，需严格审核提单、发票等单据是否符合信用证条款（如单据日期、货物描述、唛头需与L/C一致），避免不符点导致拒付。
- 拼箱（LCL）/多式联运：拼箱货物需与拼箱公司协调分单制作；多式联运（如海铁联运）需处理联运提单、铁路运单等跨运输方式单据。
- 危险品运输：协助客户提供危险品包装证明（IMDG码）、危险品申报单（DGD），确保符合承运人及海关危险品运输要求。
核心能力要求
- 细心严谨：单据信息（如HS编码、收货人、件重尺）需零错误，避免后续清关、提货风险；
- 沟通协调：需同时对接客户、承运人、报关行等多方，确保信息传递准确、高效；
- 流程熟悉：掌握海运/空运/报关流程，了解常见监管政策（如HS编码归类、查验规则）；
- 抗压能力：面对截单/截港时间压力、突发异常（如查验、甩柜），需快速响应解决问题。
货代单证员是货运代理业务的“单据中枢”，通过高效处理单据流转与多方协调，确保货物从订舱到交付的全流程顺畅。
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